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2012 Giornata Formativa Bologna Zito


L’associazione come strumento di crescita professionale.
Come fare cosa: Eventi formativi locali.
Maria Pia Zito - Bologna

Prima di entrare nel merito dell’organizzazione, occorre distinguere il significato di convegno e congresso:

  • CONVEGNO & GIORNATA DI STUDIO: una riunione di persone interessate ad un dato argomento, (giornata di studio monotematica) che si incontrano per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti.
  • CONGRESSO: Il congresso nasce per l'esigenza di dover comunicare messaggi, novità, scambio di esperienze . È una riunione generale aperta a tutti che fanno parte di uno stessa tipologia di professione e l’EDTNA/ERCA ne fa uno nazionale e uno europeo

Chiarita tale differenza, puntiamo ora l’attenzione su quali possono essere le buone prassi per organizzare un convegno.

  1. Il primo step per la realizzazione di un convegno:
    • la scelta dell’argomento che si desidera trattare e la tematica principale sulla quale imbastire il programma con obiettivi chiari da raggiungere che giustificano l’onere economico da investire. Il programma è il punto cardine, attorno al quale deve girare tutta l’organizzazione
    • la scelta della location appropriata ad accogliere tutti i partecipanti, la sala deve essere grande abbastanza per contenere tutti, né troppo dispersiva né troppo piccola. Compresa di computer, video proiettore, e schermo per la proiezione diapositive
    • la data dell’evento è una scelta fondamentale perché può pregiudicare la presenza di relatori occupati in altre attività (convegni, seminari di altre associazioni)
    • decidere la quota di partecipazione o iscrizione all'evento
    • la scelta dei relatori e dei loro interventi
      Una volta definiti tutti questi punti, chiedere al provider la documentazione da compilare per la richiesta dell'accreditamento e definire la nomina di un responsabile scientifico.
    • Compilare nel dettaglio la documentazione ministeriale del piano formativo e definire l'obbiettivo dell'evento
  2. Scelta la tematica, la data e la location, e compilato gli obbiettivi formativi, è necessariopromuovere l’evento tramite un’immagine rappresentativa (è una prima comunicazione esterna e trova la sua prima espressione proprio nel linguaggio iconografico)
  3. Decisi i punti cardine del convegno, occorre stabilire e tenere i contatti con i relatori, le personalità che s’intende invitare. Occorre indirizzare i relatori dando una traccia specifica sulla loro presentazione.
  4. Solo quando avremo le conferme della presenza dei relatori possiamo stilare il programma semi-definitivo (quello definitivo solitamente viene redatto almeno 30-40 giorni prima dell'evento).
  5. Fase successiva è la richiesta di patrocinio morale e/o finanziario ad enti, istituzioni pubbliche e aziende o ditte del settore. Spedizione via posta elettronica o via posta della locandina dell’evento con richiesta di collaborazione (sponsorizzare cartelle congressuali, coffe break, lunch, o promuovere iscrizioni);
  6. La segreteria organizzativa oltre a curare i rapporti con relatori, sponsor, istituzioni e tutte le pratiche necessarie all’accreditamento della giornata, (conflitti interesse, autocertificazione, curriculum vitae ecc), si occuperà del materiale che deve essere proiettato e darà dei tempi stabiliti per ricevere le relazioni degli interventi da inserire nelle cartelle congressuali sotto forma di cartaceo o dischetto CD per gli invitati;

Alcune informazioni sui nuovo sistema nazionale ECM e il via libera alla formazione a distanza (FAD) ed alla formazione sul campo (FSC). L’avvio ufficiale si è avuto il 13 gennaio 2010.

Formazione residenziale (corsi frontali)
Attività in cui uno o pochi docenti si rivolgono ad un numero di discenti inferiore a 200

  • 1.25 crediti 1-20 partecipanti
  • 1.20 crediti 21-50 partecipanti
  • 1.00 crediti 51-100 partecipanti
  • 0.75 crediti 101-150 partecipanti
  • 0.50 crediti 151-200 partecipanti

Formazione residenziale interattiva (corsi interattivi)
Attività in cui i partecipanti (max 25) svolgono un ruolo attivo e il livello di interazione tra loro ed i docenti è ampio Max 25 partecipanti

  • 1.5 credito/ora (attribuibili solo se l’interattività riguarda almeno il 30% della durata del corso)

Convegni, congressi, simposi e conferenze
Limitato valore formativo. Può essere usata la teleconferenza simultanea(se diventa materiale di FAD occorre verifica apprendimento). Oltre 200 partecipanti

  • 0.20 crediti/ora - Max 5 crediti, indipendentemente dalla durata dell’evento

Workshop ed eventi satellite Non più di 100 partecipanti 1 credito/ora

Formazione a distanza (FAD)

  • Autoapprendimento SENZA tutoraggio 1 credito per ogni ora
  • Autoapprendimento CON tutoraggio 1.5 credito per ogni ora

ECM, REGOLE PER I PARTECIPANTI INVITATI DA SPONSOR
"Al fine di garantire l'indipendenza del contenuto formativo degli eventi", la Commissione Nazionale ECM ha stabilito nuove regole per i professionisti, sia dipendenti che liberi professionisti, invitati agli eventi formativi ECM dalle aziende farmaceutiche o da produttori di dispositivi o aziende medicali. Modificando il Regolamento per l'accreditamento dei provider, la Commissione ha integrato la parte destinata al "conflitto di interessi" che stabilisce in via generale il divieto di reclutamento. In conclusione da queste giornate di studio, dovrà emergere la “personalità reale” dell’EDTNA/ERCA. L’evento deve essere coerente con gli obiettivi dell’associazione o dell’organizzazione ovvero con gli obiettivi, i valori e le politiche. Prima di decidere qualsiasi cosa, bisognerà avere ben definita la missione che, a sua volta, dovrà essere stata condivisa dallo staff dirigenziale e diffusa a tutta i livelli.


Maria Pia Zito
Tesoriere & Manager
EDTNA/ERCA
Filiale Italiana